Manager Projectbeheersing Waterbouw Marinehaven

Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 11,7 miljoen vierkante meter bruto vloeroppervlak aan gebouwen en circa 82.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Onze missie: ‘Het RVB realiseert en beheert zijn vastgoedportefeuille voor zijn gebruikers en zet gebouwen en terreinen in voor de realisatie van economische en maatschappelijke meerwaarde op basis van beleidsdoelen.’, is in 2019 aangescherpt met ‘We willen de waarde van Rijkvastgoed maximaal benutten. We werken daarom samen met andere partijen om niet alleen onze eigen gebouwen, maar ook de hele omgeving te verbeteren. Economie, leefomgeving en natuur varen wel bij wat we doen.’

Zie https://www.rijksvastgoedbedrijf.nl/over-ons/organisatie voor meer informatie over het Rijksvastgoedbedrijf.

Directie Transacties en Projecten

De directie Transacties en Projecten is de schakel tussen het Rijksvastgoedbedrijf en de vastgoed- en bouwmarkt. Onder meer door de realisatie van (her)ontwikkeling en de verbouwing of verkoop van vastgoed voeren wij de strategie uit van het Rijksvastgoedbedrijf. Daarnaast richten we ons op contractonderhandelingen en bestemmingswijzigingen van vastgoed. De directie bestaat uit de afdelingen Verhuur, Inkoop en Contractmanagement, Architectuur en Techniek en de afdelingen Projecten 1 en 2.

Sectie Projectbeheersing

De sectie Projectbeheersing is onderdeel van de afdeling Projecten 2. Je valt als Manager Projectbeheersing onder deze sectie. Binnen de sectie vindt kennisdeling plaats en wordt door de Managers Projectbeheersing gewerkt aan het inzetten en uitdragen van professionele projectbeheersing binnen de organisatie en de projecten en programma’s. Het betreft een professionele club mensen die een hecht collectief vormen en samen kennis opbouwen door elkaar te informeren en stimuleren.

Project/programma

Je wordt gedetacheerd vanuit de sectie Projectbeheersing aan de sectie Programma’s en Projecten Buitenruimte 2(onderdeel van de directie Vastgoedbeheer). Hier ga je aan de slag bij het programmateam ‘Waterbouw Marinehaven’. Dit team is georganiseerd en werkt volgens het  Integraal Projectmanagementmodel (IPM).

Het programma-team ‘Waterbouw Marinehaven’ werkt o.a. aan het toekomst bestendig maken van de Marinehaven in Den Helder. Het programma bestaat (momenteel) uit drie projecten en een projectstudie.

• De aanleg van ca 750 meter nieuwe kade;
• Het klimaatbestendig/ (hoog)waterveilig maken van de marinehaven en Fort Harssens;
• Het vervangen van de Moormanbrug als toegang tot de marinehaven;
• Een planstudietraject voor het realiseren van nog meer kaderuimte in de Marinehaven.

Het programma-team bestaat totaal uit ca. 10 collega’s en wordt ondersteund door diverse interne- en externe specialisten.

Afspraken voor externe medewerkers RVB T&P Projecten 1&2

Uitgangspunten: De externe is vrij om binnen de gestelde kaders van het RVB invulling te geven aan het volbrengen van de gestelde opdracht. De externe werkt met eigen bedrijfsmiddelen. Communicatie vanwege de opdracht moet vanwege de verantwoordingverplichting van het RVB (bv WOO) middels het door het RVB geleverde account en e-mail. Aanvullend wordt van de externe verwacht dat hij/zij in de communicatie laat zien dat hij/zij een externe medewerker is en niet in dienst is van het RVB. De externe wordt verzocht in de e-mailhandtekening aan te geven dat hij/zij interim is. Ook kan de externe bijvoorbeeld met bedrijfskleding en PBM’s met eigen logo’s op de bouwplaats rondlopen. Daar waar bijeenkomsten nodig zijn voor informatie overdracht t.b.v. uitvoeren opdracht zal de externe specifiek een uitnodiging ontvangen. Deelname aan medewerkers activiteiten (zoals RVB-dagen, borrels, sectie overleggen) is uitgesloten tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht en alleen middels akkoord vanuit de inhurend manager. Buiten de fysieke overleggen die in het team worden afgesproken op locatie is de externe vrij in het invullen van zijn/haar werkplek. Dit geldt tenzij de opdrachtgever vanwege kenmerken van het project verplicht om de opdracht op een specifieke locatie uit te voeren.

Resultaatafspraken Manager Projectbeheersing:

Kwaliteitsnormen

De opdracht dient uitgevoerd te worden binnen de kaders van de overeenkomst, rekening houdend met de kwaliteitsrichtlijnen zoals deze gelden voor het RVB. Voor het borgen van de kwaliteit dient er gebruik gemaakt te worden van de voorschriften en kaders zoals die binnen het RVB gelden.

Rapportage

De externe is verantwoordelijk voor het periodiek leveren van rapportages op verschillende niveaus op basis van de GROTIK-beheersaspecten. Voorafgaand is externe verantwoordelijk voor het ophalen van de benodigde data uit de diverse systemen (Oracle, MS Projects, Relatics etc.) en deze samen met de betrokken projectleden te bespreken en daar waar nodig aan te passen. De externe zal ook deelnemen aan de projectvoortgangsgesprekken.

Werkprocessen

De externe stelt zich op de hoogte van de geldende werk- en besluitvormingsprocessen binnen het RVB en handelt conform de gemaakte afspraken zoals vastgelegd in de RVB werkwijzer en het spoorboekje. De externe maakt gebruik van de beschikbare systemen en processen.

Van de externe wordt verwacht dat deze binnen de gestelde kaders opereert en hiervoor verantwoordelijkheid draagt. Afwijkingen op gestelde processen worden alleen na overleg en goedkeuring met de projectgroep en/of de inhurend manager doorgevoerd.

Buiten de vastgestelde werk- en besluitvormingsprocessen heeft de externe de vrijheid om invulling aan de opdracht te geven.

Resultaatgebieden Manager Projectbeheersing:

Samenwerking binnen het projectteam

Van de externe wordt verwacht dat deze in teamverband met vaste medewerkers en andere externe krachten binnen het RVB en met eventuele adviespartijen en uitvoerende partijen samenwerkt en hierbij rekening houdt met een ieders verantwoordelijkheden en rollen.

De externe is zich ervan bewust dat hij/zij een gelijkwaardige rol inneemt binnen het IPM-team. Eén van de resultaatgebieden van de manager projectbeheersing is de integraliteit tussen de verschillende beheersaspecten borgen en hier samen met het IPM-team op te sturen.

De externe is zich ervan bewust dat deze als manager projectbeheersing mogelijk ook een team van externe adviseurs, zoals risicomanagers en planners, coördineert (niet-hiërarchisch).

Projectbeheersing

De externe is verantwoordelijk voor het leveren van actuele dossiers voor planning, risicomanagement en financiën als ook voor het wijzigingenbeheer en het bijhouden van het projectdossier. Daartoe voert externe periodiek challenge-gesprekken met de betrokken projectmanager en eventueel andere IPM-rolhouders. Daarnaast levert de externe de benodigde input voor diverse projectdocumenten als projectopdracht en projectinitiatiedocument.

Werkzaamheden en resultaten in detail:

Het opstellen van diverse rapportages en rapporten:

Dashboard:

Output:

• Scope (baseline en afwijkingen);
• Planning en huidige stand van zaken;
• Financiële gegevens;
• Budget;
• Verplicht en betaald;
• Prognose;
• (Top)risico’s.

Scopemanagement:

Output:

• Actueel scope document;
• Overzicht van wijzigingen per baseline incl. status;
• Elke wijziging is helder beschreven en vastgelegd en te allen tijde beschikbaar voor het (RVB) projectteam;
• Per baseline is er een koppeling met bijbehorende planning en RVB-invest.

Planningsmanagement:

Output:

• Actuele deterministische planning (incl. uitgangspuntennotitie en bevindingennotitie). Optie: Actuele probabilistische planning (incl. planningsnota);
• Planning bevat fasering, mijlpalen, belangrijke besluitvormingsprocessen en standlijn (t.o.v. laatste baseline);
• second opinion (buiten projectteam) van de planning van het projectteam;
• Kwaliteitsoordeel op de planning en het planningsproces van opdrachtnemer (aannemer);

• Impactanalyse issues/wijzigingen.

Risicomanagement:

Output:

• Overzicht van doelen en KSF;
• Actueel dossier van kansen en risico’s;
• Risico/ kans;
• Oorzaak/ aanleiding;
• Gevolg (m.n. tijd en geld);
• Prioritering;
• Urgentie;
• Maatregel/ actie(houder);
• Evaluatie van (effect van) maatregel;
• Status;
• Advies en facilitering van een optimale uitvoering van kansen- en risicomanagement in het project(management)team;
• Kansen- en risicomanagementplan (Beschrijving doel en aanpak kansen- en risicomanagement);
• Bijdrage aan interne of externe risicomanagementtoetsen;
• Lessons learned rapport (t.b.v. toekomstige projecten).

Financieel management:

Output:

• Overzicht en opbouw van het budget;
• Overzicht van kosten;
• Aangegane verplichtingen;
• Gerealiseerde uitgaven;
• Saldo;
• Prognose (RVB invest incl. bijv. VTW, kasreeks en eindstand);
• Overzicht contracten en looptijden, inclusief bestuursovereenkomsten;
• Ondersteuning bij indexeringsvraagstukken;
• Aanmaken van zaaknummers, bestelaanvraag (BA) inclusief advies en overleg met Inkoop;
• Financiële advisering ten behoeve van sturing op de financiën.

Kwaliteitsmanagement:

• Beschrijving van het (project)kwaliteitssysteem (PKS);
• Uitgewerkte procesbeschrijvingen voor projectbeheersing;
• KM Kalender (Overzicht van geplande audits, toetsen, evaluaties en verbetersessies en andere KM activiteiten);
• Toetsrapportages (waaronder audits, toetsen evaluaties, benchmarks);
• Actueel overzicht van verbetermaatregelen en leerpunten.

Opdrachtomschrijving

De Manager Projectbeheersing is een van de rolhouders binnen het IPM-team. Binnen het RVB wordt een belangrijk deel van de projecten middels IPM uitgevoerd. De Manager Projectbeheersing werkt binnen het IPM-team op een gelijkwaardige manier samen met de andere IPM-rolhouders en collega experts. ‘Samenwerken op basis van vertrouwen’ past bij jou, waarbij je zaken met een open houding en een veelzijdige blik en in samenhang met elkaar benadert. Daarbij weet je de juiste prioriteiten te stellen.

Op basis van het IPM Kader van het Rijksvastgoedbedrijf demarqueer en communiceer je helder waar jouw verantwoordelijkheden liggen en stel je je onafhankelijk op. Je bewaakt proactief de scope van het project en bewaakt de beheersaspecten geld, tijd, risico’s, kwaliteit en informatie. Je hebt ruime kennis van en ervaring met deze werkvelden met bijbehorende methoden en systemen. Je werkt intensief samen met experts en kaderstellers vanuit de brede organisatie van het Rijksvastgoedbedrijf.

Als Manager Projectbeheersing ben je onderdeel van een complex en dynamisch speelveld. Daarom heb je doorzettingsvermogen nodig, een kritische blik en vooral een opbouwende aanpak. Jij hebt een helikopterview en kunt inzoomen op details, maar ook uitzoomen om het totaal te overzien. Van jou wordt verwacht dat je de rol van Manager Projectbeheersing vervult binnen (soms al bestaande) project- en/of programmateams.

De sectie Projectbeheersing wordt jouw thuisbasis waar je met collega Managers Projectbeheersing de vakinhoud borgt en doorontwikkelt.

Meest essentiële competenties

Je bent je bewust van de dynamiek, processen, werkwijzen en verschillende belangen binnen de betrokken organisaties en partijen en je bent in staat de aanpak hierop af te stemmen. Als de situatie daarom vraagt, ben je in staat om buiten de gebaande paden te denken en handelen. Het samenwerken in multidisciplinaire teams is een vanzelfsprekendheid. Je denkt en werkt daarbij breder dan je eigen vakgebied en neemt de verantwoordelijkheid op de raakvlakken met andere disciplines. Je bent zelf-startend, neemt initiatief en weet anderen mee te krijgen. Je bent organisatie-sensitief en adaptief in je werkwijze en werkhouding. Je bent scherp in het maken van afspraken met anderen over kwaliteit en kwantiteit van het te leveren werk en houdt voortgang in de gaten van eigen acties en anderen. Je kunt snel, goed werken onder tijdsdruk en bent communicatief sterk.