Documentalist projectbeheersing ON

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Taken

• Coachen van projectmedewerkers in taken en verantwoordelijkheden rond documentbeheer en archiefvorming.
• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers voor zelfstandig en adequaat uitvoeren van documentbeheer- en archieftaken.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig routeren naar de juiste persoon.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Doel van de opdracht

• Ingericht projectarchief volgens afspraken met opdrachtgever en kwaliteitseisen van RWS (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Over de Klant

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt.

Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat. Talent als basis, diversiteit als kracht. Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud (GPO) is een van de landelijke organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat. Onze mensen zijn verantwoordelijk voor aanleg- en onderhoudsprojecten en complexe vervanging- en renovatieopgaven, vaak met een omvangrijke industriële automatiseringscomponent. In al onze projecten staan duurzaamheid, innovatie, informatie en de balans tussen mens, natuur, economie en veiligheid voorop.