Het Landelijk project Gevelisolatie Rijkswaterstaat zoekt een senior adviseur projectbeheersing

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Het Landelijk project Gevelisolatie (GI) omvat het onderzoeken van geluidgevoelige gebouwen (vnl. woningen, scholen en zorgcentra) als gevolg van te hoge geluidbelasting op de gevels binnen diverse projecten voor zowel Rijkswaterstaat als ProRail en DGLM. Projecten variëren in omvang van 1 tot 500+ woningen. Gemiddeld zijn er ca. 40-50 projecten in verschillende fasen tegelijk in behandeling. Indien uit het onderzoek blijkt dat een gebouw onvoldoende geïsoleerd is tegen geluid wordt deze op kosten van het betreffende project voorzien van aanvullende geluidwerende voorzieningen. Het onderzoek is uitbesteed aan een viertal ingenieursbureaus en de uitvoering van de maatregelen aan een tiental aannemers.

De projectorganisatie is opgebouwd volgens het vijfrollen IPM-model RWS. Naast de projectmanager is er een manager projectbeheersing, omgevingsmanager, technisch manager en contractmanager. De manager projectbeheersing houdt zich bezig met de beheersing van het project op de aandachtsgebieden financiën, kwaliteit, risico’s, archief en planning. Het team projectbeheersing bestaat op dit moment uit meerdere adviseurs financieel management, een planner, adviseur risicomanagement, een adviseur kwaliteitsmanagement, een documentalist, een projectondersteuner en een manager projectbeheersing. Het project kent een complexe administratie binnen het domein van projectbeheersing. Adequate controles van start tot en met einde van elk project, zijn van essentieel belang. Onjuistheden in onze administratie geeft veel hinder bij de overige IPM rolhouders. Ter ondersteuning van de Manager Projectbeheersing is er behoefte aan senior adviseur financiën die organisatorisch valt binnen het team projectbeheersing.

Wat ga je doen als senior adviseur projectbeheersing?

Je ondersteunt de manager projectbeheersing (MPB) binnen het project. De specifieke taken die daarbij worden voorzien zijn als volgt:

1) Toetsen van projectovereenkomsten

Voor de start van een project, wordt een overeenkomst met daarbij een raming, woninglijst en planning met onze opdrachtgever gesloten.

Het project kent een 4-tal standaard projectovereenkomsten

• De projectovereenkomst met Rijkswaterstaat (POK)
• De projectovereenkomst met ProRail (POK)
• De projectovereenkomst met MJPG weg (DOP)
• De projectovereenkomst met MJPG spoor (SPOK)

Deze rapportage worden samengesteld door de projectondersteuner (PO) en aan MPB aangeboden. De adviseur toetst de projectovereenkomst op de volgende aspecten:

• Naam van het project gelijk aan het saneringsplan/tracébesluit
• Juiste SAP-ID (indien van toepassing)
• Alle genoemde bijlagen in de projectovereenkomst zijn aanwezig en van de juiste datum voorzien

Na toetsing worden de bevindingen aan de MPB gedaan.

2) Toetsen van projectramingen

Elke projectovereenkomst is voorzien van een raming en is onderdeel van de projectovereenkomst. De raming wordt opgesteld door de technisch manager en aan MPB aangeboden. De adviseur toetst de projectraming op de volgende aspecten:

• Bruto aantal objecten in de raming is gelijk aan het bronbestand (template)
• De juiste kentallen voor de raming zijn gebruikt
• Indexering is toegepast

Na toetsing worden de bevindingen aan de MPB gedaan.

3) Toetsen van project woninglijsten

Elke projectovereenkomst is voorzien van een project woninglijst en is onderdeel van de projectovereenkomst. De project woninglijst wordt opgesteld door de PO en aan MPB aangeboden. De adviseur toetst de projectovereenkomst op de volgende aspecten:

• Binnenwaarde eis
• Saneringseis
• Het aantal objecten van de woninglijst gelijk is aan het bronbestand (Template)

Na toetsing worden de bevindingen aan de MPB gedaan.

4) Toetsen van projectrapportages

Gedurende het project worden er per T-/S- moment rapportages opgesteld. Het project kent een 2-tal rapportagevormen; T-rapportages; dit zijn de rapportages aan Rijkswaterstaat en worden 3x per jaar verstrekt. De S-rapportages; dit zijn de rapportages aan ProRail en worden 2x per jaar verstrekt. De rapportages worden samengeteld door het projectbeheersingsteam en in een workshop met het IPM-teamleden besproken.

De adviseur toetst de projectrapportage op de volgende aspecten

• De financiële gegevens zijn gelijk aan de hand van SAP en aan de stand van onze database ISIS
• De planningsgegevens zijn gelijk aan de stand (mijlpalen) van onze database ISIS en aan onze overall planning
• De tekst op de voortgang is (ook) aansluitend en opvolgend aan de vorige rapportage en aan de stand (mijlpalen) in ISIS
• Adequate toelichting op eventuele verschillen tov voorgaande rapportage

Na toetsing worden de bevindingen aan de MPB gedaan

 5) Toetsen van eindafrekeningen

Nadat een project gereed is wordt een eindafrekening opgesteld. De eindafrekening wordt opgesteld door het team Financieel management.

De adviseur toetst de eindafrekening op de volgende aspecten

• Juiste weergave van de uitgaven en ontvangsten aan de hand van gegevens in onze database ISIS en SAP

Na toetsing worden de bevindingen aan de MPB gedaan.

6) Overall; stroomlijnen van processen en het genereren van informatie

GI werkt met verschillende bronsystemen (SAP, woningdatabase ISIS). De adviseur moet in staat zijn om relevante data te genereren uit de verschillende bronsystemen, te combineren en te analyseren zodanig dat voor het projectteam zinvolle stuurinformatie beschikbaar komt.